Podstrona: Dokumenty cyfrowe / Wizytówka pracownika PRz

Tworzenie treści dostępnych cyfrowo - wymagania dla dokumentów cyfrowych

Obowiązek zapewnienia dostępności dotyczy dokumentów cyfrowych (tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji):

• publikowanych na bieżąco - wszystkich wytwarzanych w PRz;
• opublikowanych po 23 września 2018 r. - wszystkich wytworzonych w PRz;
• opublikowanych przed 23 września 2018 r. - tylko w przypadku, kiedy nadal obowiązują.

Wytyczne przygotowano w oparciu o pakiet Microsoft Office 2016 i Office 365 w usłudze PIONIER. Jeśli występują różnice w stosunku do wersji 2016, oznaczono to następująco:

• Microsoft Office 2019 - (2019)
• Office 365 - (O365)

Pozostałe oznaczenia i skróty:

• PPM - prawy przycisk myszy
• -> - oznaczenie ścieżki dostępu do danej opcji

Tytuł dokumentu (dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje)

• Należy wprowadzić go w polu Tytuł we Właściwościach dokumentu (zakładka Plik -> Informacje). Ten tytuł nie będzie widoczny w treści dokumentu, a jedynie w nazwie karty/okna z otwartym dokumentem.
• Tytuł powinien być możliwie najkrótszy, ale wskazujący na zawartość dokumentu.
• Powinien być unikalny w danym zbiorze dokumentów.
  Błędny zapis tytułu: Zarządzenie w sprawie parkingów - takich zarządzeń może być kilka i nie wiadomo, o które chodzi.
  Poprawny zapis tytułu: Zarządzenie 112/2020 w sprawie parkingów - numer jednoznacznie identyfikuje dokument.
  Poprawny zapis tytułu: Zarządzenie w sprawie parkingów 10.11.2020. - data jednoznacznie identyfikuje dokument.
• Excel: należy wprowadzić tytuł dla każdego arkusza, krótki i unikalny w ramach dokumentu.
• Excel: jeśli w arkuszu można wydzielić dodatkowe sekcje (np. osobne tabele, wykresy), należy nadać im nazwy - wstawić kursor w komórkę -> Formuły -> opcja Definiuj nazwę w sekcji Nazwy zdefiniowane -> Nazwa. Nie należy używać spacji podczas definiowania nazwy.

Język dokumentu

• Należy oznaczyć właściwy język dla tekstu podstawowego dokumentu.
• Jeśli w dokumencie występują wyrazy lub fragmenty tekstu w języku innym niż podstawowy, należy ustawić właściwy dla nich język - zaznaczyć tekst i kliknąć nazwę języka na dolnej belce okna (2019, O365) lub w zakładce Recenzja -> Język -> Ustaw język sprawdzania.

Kontrast

• Minimalny wymagany kontrast pomiędzy tekstem/grafiką tekstową (np. banner) w stosunku do tła to 4,5:1 (poziom AA).
  Przykład: kolor czarny na białym tle - kontrast 21:1 - wystarczający.
  Przykład: kolor zielony (Kolor czcionki -> Kolory standardowe) na białym tle - kontrast 2,9:1 - zbyt niski!
• Minimalny wymagany kontrast pomiędzy elementami nietekstowymi istotnymi dla odbiorcy (np. obramowania tabel, punktory list) to 3,0:1 w stosunku do koloru przylegającego (najczęściej tła).
• Wymagania minimalnego kontrastu nie dotyczą logo, znaków firmowych itp.
• Narzędzie do sprawdzenia kontrastu - prosty, darmowy program Colour Contrast Analyser (pobierz ze strony producenta). 
  Kontrast należy sprawdzać, najeżdżając na centralną część elementu - tam, gdzie kolor jest najbardziej jednolity.

Akapity/paragrafy

1. Czcionka:

• Rodzaj/krój czcionki: bezszeryfowa (zalecana Arial, Calibri).
• Rozmiar czcionki: min. 11 pkt w dokumentach tekstowych (prezentacje - patrz niżej).
• Kolor czcionki: należy zachować odpowiedni kontrast czcionki w stosunku do tła. Zalecany kolor czcionki w dokumentach - czarny (automatycznie ustawiany), tło białe. W przypadku konieczności użycia innego koloru czcionki, należy sprawdzić kontrast - patrz wyżej. Wymagany minimalny kontrast tekstu w stosunku do tła to 4,5:1 (poziom AA).
• Wyrównanie: do lewej krawędzi (bez justowania).

2. Odstępy:

• Odstępy między wierszami tekstu (interlinia): min. 1,15, zalecane 1,5 w dokumentach
• Odstępy między akapitami: ustawiane za pomocą narzędzi Akapit -> Odstępy. Nie należy używać Enter lub Shift+Enter w celu ustawienia odstępów w pionie.
• Nie zaleca się stosowania wcięcia na początku nowego akapitu.
• Odstępy między znakami: ustawiane za pomocą narzędzi Czcionka. Nie należy używać spacji w celu ustawienia odstępów w poziomie.
• Wszystkie puste akapity należy usunąć.

3. Wyróżnienie treści:

• Zalecane: wyróżnienie przez pogrubienie lub zmianę wielkości czcionki.
• Wyróżnienie kolorem: konieczne użycie drugiego atrybutu (oprócz koloru), np. pogrubienia. W przypadku wyróżniania kolorem należy sprawdzić kontrast (patrz wyżej).
• Nie należy używać dla całych bloków tekstu: kursywy, wersalików.
• Nie należy używać podkreśleń w celu wyróżnienia tekstu - podkreślenie zarezerwowane jest dla linków.

Linki/hiperłącza:

• Linki/hiperłącza muszą posiadać podkreślenie.
• Linki/hiperłącza należy umieszczać pod zrozumiałą, znaczącą treścią. Należy zwrócić uwagę na poprawność umieszczanego linku/hiperłącza. Nie należy używać w treści linku sformułowań "więcej", "kliknij tu" itp.
  Błędny zapis: Projekt zarządzenia Rektora wymaga umieszczenia go tutaj.
  Błędny zapis: Projekt zarządzenia Rektora wymaga umieszczenia go w systemie https://eod.prz.edu.pl/zr/aktywne/SitePages/Strona%20g%C5%82%C3%B3wna.aspx.
  Poprawny zapis: Projekt zarządzenia Rektora wymaga umieszczenia go w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
  

Nagłówki/śródtytuły

• Do tworzenia nagłówków należy stosować style nagłówkowe wbudowane w edytory tekstu.
• Każdy dokument musi zawierać przynajmniej jeden nagłówek poziomu 1 - zwykle jest to tytuł dokumentu.
• Ilość nagłówków zależy od struktury i treści dokumentu - dzielą one dokument na logiczne części. Nie należy stosować nagłówków o poziomie poniżej 6.
• Należy zachować właściwą hierarchię nagłówków w ramach dokumentu - np. po nagłówku poziomu 2  powinien pojawić się nagłówek poziomu 3, a nie 4.
• Treść nagłówków powinna być możliwie najkrótsza i nie powinna się powtarzać dla nagłówków tego samego poziomu. Strukturę nagłówków użytych w dokumencie można podejrzeć w zakładce Widok -> zaznacczyć Okienko nawigacji w sekcji Pokazywanie -> w oknie Nawigacja wybrać Nagłówki.
• Pomiędzy nagłówkami powinna znajdować się treść - dokument nie może składać się z samych nagłówków. 
• Nie należy stosować nagłówków w celu wyróżnienia treści (np. powiększenia tekstu).

Listy elementów (numerowane, wypunktowane)

• Należy używać do wykazów, list, spisów itp.
• Lista musi mieć co najmniej dwa elementy.
• Listy należy tworzyć za pomocą dedykowanych funkcji w edytorze. Nie należy tworzyć pseudolist, tzn. ręcznie wpisywać cyfr lub punktorów przed elementem.
• W przypadku stosowania list zagnieżdżonych należy sprawdzić, czy mają one właściwy poziom (kombinacja klawiszy SHIFT+F1).
• Odstępy pomiędzy elementami listy - patrz sekcja Akapity.
• Przejście do nowej linii - Shift+Enter. Użycie samego Entera spowoduje zakończenie bieżącej listy i rozpoczęcie nowej.
• Znak punktora listy powinien być wyraźny, o odpowiednim kontraście (patrz wyżej). Zalecany kolor: czarny.

Tabele

• Tabel należy używać wyłącznie do danych tabelarycznych. Nie należy korzystać z tabel w celu rozmieszczenia elementów dokumentu/strony.
  Excel: dane należy wprowadzać do tabeli, a nie bezpośrednio do komórek arkusza.
• Tabele muszą mieć obramowania. Kolor obramowania musi mieć odpowiedni kontrast względem tła (patrz wyżej). Zalecany kolor obramowań: czarny.
• Należy dodać nazwę tabeli.
• Tabele muszą mieć komórki nagłówkowe. Zawartość komórek nagłówkowych powinna być wyróżniona, zalecany sposób: pogrubienie tekstu. W przypadku użycia koloru należy sprawdzić kontrast wszystkich kolorów przylegających względem siebie.
• W przypadku tabel dużych, rozciągniętych na kilka stron, we Właściwościach tabeli należy zaznaczyć opcję Powtórz jako wiersz nagłówka na początku każdej strony.
  Excel: Należy zablokować pierwszy wiersz lub kolumnę.
• Tabele powinny być regularne, tzn. w każdym wierszu powinno być tyle samo kolumn. Należy unikać łączenia komórek.
• Excel: dla tabel przestawnych należy dodać tekst alternatywny opisujący, co przedstawia tabela, z jakich danych się składa i w jakim celu została utworzona - wstawić kursor w komórkę -> Narzędzia tabel przestawnych -> Analiza -> Opcje w sekcji Tabela przestawna -> Tekst alternatywny -> pole Opis.

Nagłówek i stopka dokumentu

• Treść zamieszczona w nagłówku i stopce, po wyeksportowaniu do PDF, nie będzie dostępna dla programów czytających.
• W nagłówku i stopce można zamieszczać numery stron dokumentu oraz treści znajdujące się już w głównej części dokumentu (np. można powtórzyć w stopce tytuły rozdziałów).
• Nie należy umieszczać w nagłówku i stopce linków/hiperłączy.
• W przypadku konieczności umieszczenia treści w nagłówku/stopce (np. papier firmowy) należy podzielić dokument na sekcje. Na pierwszej stronie treść należy wstawić w części głównej dokumentu, a na kolejnych - w nagłówku/stopce.

Treści nietekstowe (obrazy, grafiki, zdjęcia, mapy)

• Treści nietekstowe dzielą się na przenoszące znaczenie i dekoracyjne.
• Dla treści nietekstowych przenoszących znaczenie należy dodać tekst alternatywny w polu Opis (PPM -> Formatuj obraz/obszar wykresu -> Układ/Rozmiar i właściwości -> Tekst alternatywny).
• Tekst alternatywny powinien być możliwie krótki, ale opisujący zawartość ważną dla zrozumienia treści.
• Logo (np. PRz lub Unii Europejskiej) przenosi znaczenie - należy zapewnić tekst alternatywny.
• Dla treści nietekstowych pełniących funkcje dekoracyjne pole Opis należy pozostawić puste lub w sekcji Tekst alternatywny zaznaczyć opcję Oznacz jako dekoracyjne (2019).

Treści nietekstowe (wykresy, schematy)

Dla każdego wykresu należy dodać tekst alternatywny opisujący zawartość wykresu oraz wskazujący, gdzie znajduje się tabela, na podstawie której został utworzony.

1. Wykres kołowy:

• Należy wybierać taki styl wykresu, w którym legenda oraz wartości są pokazywane w etykietach bezpośrednio przy danej części wycinka koła, np. obok lub na niej.
• Każdy wycinek powinien mieć obramowanie - PPM na wykresie -> Formatuj serię danych -> Wypełnienie i linia Obramowanie -> zaznaczyć Linia ciągła.
• Należy dodać nazwę kategorii, wartość lub wartość procentową oraz linie wiodące - PPM na etykiecie -> Formatuj etykiety danych -> Opcje etykiety.
• Należy sprawdzić kontrast wycinków w stosunku do koloru przylegającego - patrz wyżej.

2. Wykres liniowy:

• W przypadku wykresu z więcej niż jedną linią należy dodać znaczniki - PPM na linii wykresu -> Formatuj serię danych -> Wypełnienie i linia Obramowanie -> Znacznik -> Opcje znaczników.
• Każda linia wykresu musi mieć poza kolorem dodatkową cechę odróżniającą ją od pozostałych - inny znacznik lub typ linii (np. przerywana).
• Należy sprawdzić kontrast linii i znaczników w stosunku do koloru przylegającego - patrz wyżej.

3. Wykres słupkowy/kolumnowy:

• W przypadku wykresu z więcej niż jednym słupkiem/kolumną należy użyć deseni do ich wypełnienia - PPM na słupku/kolumnie  -> Formatuj punkt danych -> Wypełnienie i linia Obramowanie.
• Słupki/kolumny należy rozsunąć, aby nie przylegały do siebie.
• Legendę należy ustawiać w taki sposób, aby odpowiadała kolejności słupków/kolumn.
• Należy sprawdzić kontrast słupków/kolumn w stosunku do koloru przylegającego - patrz wyżej.

Prezentacje (PowerPoint)

1. Nagłówki i treści slajdów - struktura:

• Nie należy używać pustego układu treści. Należy zdefiniować wzorzec slajdu.
• Każdy slajd musi zawierać tytuł - tytuł Slajdu tytułowego będzie nagłówkiem poziomu 1. Tytuły pozostałych slajdów to nagłówki poziomu 2. Tytuły powinny być unikalne w ramach prezentacji.

2. Nagłówki i treści slajdów - formatowanie:

• Czcionka nagłówków/tytułów slajdów - min. 32 pkt.
• Treść główna: min. 26 pkt.
• Odstęp pomiędzy nagłówkiem/tytułem slajdu a treścią główną: min. 6 pkt.
• Zalecane, aby na jednym slajdzie znajdowało się maksymalnie 6 wierszy tekstu.
• Pozostałe wymagania - jak w przypadku dokumentów tekstowych.

3. Kolejność treści:

• Przetwarzanie elementów slajdu powinno się zacząć od nagłówka poziomu 1 (slajd tytułowy prezentacji) lub nagłówka poziomu 2 (dla pozostałych slajdów). Kolejność pozostałych elementów jest dowolna. 
• Ustawienie kolejności przetwarzania elementów - Narzędzia główne -> Zaznacz w sekcji Edytowanie -> Okienko zaznaczenia -> zaznaczyć slajd na liście i strzałkami ustawić kolejność.
• Kolejność przetwarzania elementów jest odwrotna, tzn. od dołu do góry listy - nagłówek (poziomu 1 lub 2) musi znajdować się na końcu (na dole) listy.

4. Przejścia pomiędzy slajdami:

• Nie należy stosować migających animacji do przejść pomiędzy slajdami - zalecane Zanikanie.
• Należy stosować dźwięk do przejść pomiędzy slajdami - zalecane Kliknięcie.

5. Treści nietekstowe na slajdach:

• Dla każdej treści nietekstowej przenoszącej znaczenie (grafiki, tabeli, wykresu itp.) należy dodać tekst alternatywny, a treści nietekstowe nieprzenoszące znaczenia oznaczyć jako dekoracyjne (2019) - patrz wyżej.

Eksport do PDF

1. Word/PowerPoint:

• Plik -> Eksportuj -> Utwórz dokument PDF -> Opcje.
• W oknie Opcje w sekcji Dołącz informacje niedrukowalne należy zaznaczyć:
  • Utwórz zakładki przy użyciu: Nagłówki (Word)
  • Właściwości dokumentu
  • Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu

2. Excel:

• należy publikować jako pliki w formacji xls lub xslx.

Inne zalecenia:

• Należy wyłączyć dzielenie wyrazów - Układ -> Dzielenie wyrazów w sekcji Ustawienia strony -> zaznaczyć Brak.
• Nie należy stosować: WordArt, inicjałów, animacji tekstu.
• Treść dokumentu należy sporządzać prostym do zrozumienia językiem. Należy unikać rozbudowanych zdań.
• Należy objaśniać znaczenie skrótów użytych w dokumencie.